Thông báo lưu trú cho homestay, căn hộ cho thuê: thời hạn, cách làm, mức phạt

Từ ngày 1/7/2026, Điều 30 Luật Cư trú được sửa đổi theo Luật số 118/2025/QH15. Việc thông báo lưu trú được làm hoàn toàn trên môi trường số, qua ứng dụng VNeID hoặc cổng thông báo lưu trú của Bộ Công an. Với chủ vận hành homestay, căn hộ dịch vụ, căn hộ cho thuê, nghĩa vụ không mới, nhưng thời hạn và mức phạt giờ rõ ràng hơn.

Ai phải thông báo

Theo quy định sửa đổi, người đại diện các cơ sở sau phải thông báo lưu trú cho khách ngủ qua đêm:

• Cơ sở lưu trú du lịch: khách sạn, nhà nghỉ, homestay, biệt thự du lịch, căn hộ du lịch.
• Căn hộ dịch vụ, ký túc xá và các cơ sở có chức năng lưu trú khác.

Nếu khách ở nhà riêng mà chủ nhà vắng mặt, khách phải tự thông báo. Trường hợp này không áp dụng cho căn hộ kinh doanh: người cho thuê vẫn là người chịu trách nhiệm.

Thời hạn

• Khách đến trước 23 giờ: thông báo trước 23 giờ cùng ngày.
• Khách đến sau 23 giờ: thông báo trước 8 giờ sáng ngày hôm sau.

Thời hạn tính theo giờ khách thực sự bắt đầu ở, không phải giờ đặt phòng. Với mô hình khách tự nhận phòng, chủ vận hành cần biết chính xác khách đã vào căn hộ lúc nào.

Thông tin phải khai

Cho từng người lưu trú, kể cả người đi cùng:

• Họ tên, ngày tháng năm sinh.
• Số định danh cá nhân (căn cước) hoặc số hộ chiếu.
• Lý do lưu trú, thời gian lưu trú.
• Địa chỉ nơi lưu trú.

Khách là người nước ngoài khai báo tạm trú theo quy định riêng về nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngoài. Cách làm khác với khách Việt Nam, cần chuẩn bị riêng.

Mức phạt

Nghị định 282/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 347/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/9/2026), phạt cơ sở kinh doanh lưu trú không thông báo lưu trú theo số khách bị bỏ sót:

Số khách không được thông báo	Mức phạt
1 - 3 người	2 - 4 triệu đồng
4 - 8 người	4 - 8 triệu đồng
Từ 9 người trở lên	8 - 12 triệu đồng

Khai thông tin sai, giả mạo giấy tờ cư trú bị phạt ở khung 8 - 12 triệu đồng.

Một điểm hay bị bỏ qua: khách dẫn thêm người không báo trước. Người cho thuê vẫn bị tính là bỏ sót thông báo cho những người này.

Làm thế nào khi không có lễ tân tại chỗ

Khó nhất của thông báo lưu trú với mô hình khách tự nhận phòng là không ai gặp khách để xem giấy tờ. Một quy trình chạy được:

1. Thu giấy tờ trước khi gửi mã cửa. Khi xác nhận đặt phòng, đề nghị khách gửi ảnh căn cước hoặc hộ chiếu của tất cả người ở. Ghi rõ số người trong lượt ở.
2. Chỉ gửi mã cửa khi đủ giấy tờ. Mã cửa là đòn bẩy duy nhất để khách hoàn tất thủ tục. Gửi mã sớm rồi mới xin giấy tờ thì thường không xin được.
3. Theo giờ nhận phòng thực tế để canh hạn. Lần mở cửa đầu tiên bằng mã của lượt ở chính là giờ khách bắt đầu ở. Lễ tân trực tuyến khai báo ngay sau đó, không đợi cuối ngày.
4. Có người trực đến 23 giờ và đầu giờ sáng. Hai mốc thời hạn rơi vào cuối ngày và 8 giờ sáng, nên ca trực của lễ tân trực tuyến cần phủ hai khung giờ này.
5. Lưu lại bằng chứng. Giấy tờ, giờ khai báo, giờ nhận phòng nên nằm cùng một chỗ với lượt ở, để khi bị kiểm tra có thể đối chiếu ngay.

StayOps hỗ trợ đến đâu

Với gói bổ sung Thông báo lưu trú, StayOps thông báo lưu trú từ chính dữ liệu của lượt ở: thông tin khách, giấy tờ và giờ nhận phòng thực tế, áp dụng cả cho khách nước ngoài. Cách kết nối theo hạ tầng và quy định của từng địa phương.

Ngay cả khi chưa dùng gói này, StayOps vẫn giúp lễ tân khai báo nhanh và đúng hạn:

• Mỗi lượt ở có thông tin khách, người ở cùng và ảnh giấy tờ do lễ tân tải lên.
• Mã cửa sinh theo lượt ở. Chủ vận hành tự quyết thời điểm gửi mã cho khách, ví dụ sau khi đã có đủ giấy tờ.
• Khóa cửa ghi lại lần mở cửa đầu tiên. Đó là giờ nhận phòng thực tế để lễ tân canh hạn 23 giờ.
• Cảnh báo khi căn hộ có người hoặc cửa mở mà không có lượt ở nào. Đây thường là dấu hiệu có người ở mà chưa được khai báo.

Đọc thêm: Quản lý nhiều căn hộ cho thuê không cần lễ tân tại chỗ và Chọn khóa cửa thông minh cho homestay và căn hộ cho thuê.